¿Que es un manual?

El término manual ostenta dos acepciones diferentes que coinciden en que ambas son ampliamente utilizadas por el común de la gente.

Por un lado el término manual puede hace referencia a aquello que se realiza o produce con las propias manos, como puede ser el caso de cualquiera de los trabajos manuales que existen y que se les ocurran, la pintura, el tejido, la escritura, la

gastronomía, entre otras y por el otro, con la misma palabra también podemos querer referir a aquel o aquella persona que produce trabajo con sus manos, tal es el caso de un operario de una fábrica que realiza sus quehaceres manualmente sin la ayuda de ningún tipo de máquina o apoyo por el estilo.

En tanto y como bien señalamos al comienzo de esta reseña, el término manual ostenta otro significado, porque con la palabra manual también podemos hacer referencia a aquel libro que recoge lo esencial, básico y elemental de una determinada materia, como puede ser el caso de las

matemáticas, la historia, la geografía, en términos estrictamente académicos o también, es muy común, la existencia de manuales técnicos que vienen generalmente acompañando a aquellos productos electrónicos que adquirimos y que requieren de su lectura y la observación de las recomendaciones que contienen antes de poner en funcionamiento los mencionados.

Generalmente, los lavarropas, los equipos de audio, las computadoras, los celulares, los televisores, entre otros artefactos electrónicos, cuando los compramos, vienen con el manual explicativo que nos orientará no solamente acerca de cómo hacerlos funcionar, sino también de las principales funciones que ostentan.

Otro tipo de manual muy común y que adquiere especial significación en las unidades administrativas de las

organizaciones, es el conocido como Manual de procedimiento y asimismo como todo manual, el manual de procedimiento, es aquel documento que contendrá la descripción de las actividades que deben ser observadas en la realización de las funciones de, cómo dijimos, una unidad administrativa o varias de ellas.

En el se incluye, para que no existan complicaciones en el desarrollo eficiente de la misma, los puestos y unidades administrativas con sus correspondientes participaciones y responsabilidades y también todos aquellos recursos, informaciones y elementos necesarios que contribuyen al funcionamiento de excelencia de una empresa.


TIPOS DE MANUALES.

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.

El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se ha de lograr con su Uso. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo y en otros, se logran varios.


POR SU CONTENIDO.

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
Tipo tenemos los siguientes:


Manual de Historia

Su propósito es proporcionar información histórica Sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y Posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la Tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a Una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma Parte de la organización.


Manual de organización

Su propósito es exponer en forma detallada la Estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, Funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las Relaciones.


Manual de políticas

Consiste en una descripción detallada de los
Lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
Objetivos. El conocimiento de la organización es el marco principal sobre el
Cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,
Permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
Intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse un manual de políticas para funciones operacionales
Tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.


Manual de procedimientos

Es la expresión analítica de los procesos Administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del Organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al Personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La Utilización de este manual sirve para aumentar la certeza de que el Personal utiliza los sistemas y sigue correctamente los procedimientos
Administrativos prescritos al realizar su trabajo.


Manual de contenido múltiple

Cuando el volumen de actividades, de Personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la Elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la Confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización"; consiste en Combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la práctica
Administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede Combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.


POR SU FUNCION ESPECÍFICA.

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
Apartado puede haber los siguientes manuales:


Manual de producción

Consiste en abarcar la necesidad de interpretar Las instrucciones con base en los problemas cotidianos, para lograr su Mejor y pronta solución.
La necesidad de coordinar el proceso de operación (fabricación, Inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida Que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan Ampliamente.


Manual de compras

El proceso de comprar debe estar por escrito; Consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los Métodos y controles a utilizar que afectan sus actividades.


Manual de ventas

Consiste en señalar los aspectos esenciales del Trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (Políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas Es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones Cotidianas.


Manual de Finanzas

Consiste en poner por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas Instrucciones especificas a quienes están involucrados con el manejo de Dinero en la organización, protección de bienes y suministro de información Financiera.


Manual de contabilidad

Trata acerca de los principios y técnicas de la Contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal Interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales Como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema Contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control De la elaboración de información financiera.


Manual de crédito y cobranzas

Se refiere a la determinación por escrito De procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas Importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: Operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, Entre otros.


Manual de personal

Abarca una serie de consideraciones para ayudar a Comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se Refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos Como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos Para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de Servicios, prestaciones, capacitación, promoción, entre otros.


Manual técnico

Trata de los principios y técnicas de una función Operativa determinada. Se elabora como referencia para la unidad Administrativa responsable de la actividad y como información general para El personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual Técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y Procedimientos". Estos sirven como marco de referencia y ayudan a Integrar a los nuevos miembros del personal.


Manual de adiestramiento o instructivo

Estos manuales explican, las labores, procesos y rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados y específicos que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene
Muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un
Manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de
la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de
procedimientos omite esta instrucción y comienza con el primer paso activo
Del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas
programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto-evaluación para
Comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.
Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades
Que tienen las organizaciones. De acuerdo con su ámbito de aplicación se pueden
Elaborar manuales con una cobertura mayor o menor.


GENERAL

Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de este tenemos a los siguientes
Manuales:

Manual general de organización
Este es producto de la planeación Organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización Formal y estructura funcional.


Manual general de procedimientos

Este es también resultado de la Planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades de un Organismo, a fin de uniformar la forma de operar.


Manual general de políticas

Se refiere a presentar por escrito los Lineamientos y actitud de la dirección superior para toda la empresa. Estas Políticas generales establecen un marco dentro del cual todo el personal Puede actuar de acuerdo a condiciones generales.


ESPECIFICO.


Manual especifico de reclutamiento y selección

Se refiere a parte de Un área especifica (personal) y contiene la definición uniforme respecto al Reclutamiento y selección personal en una organización.


Manual especifico de auditoria interna

Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. Aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.


Manual especifico de políticas de personal

Éste se enfoca a definir "políticas" de una área especifica de la organización, señalando las guías u Orientación respecto a cuestiones de personal, tales como contratación, Permisos, promociones, prestaciones, capacitación, etc.


Manual especifico de procedimientos de tesorería

Contiene los Procedimientos en el orden de importancia del área especifica de manejo Del dinero, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de Pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.